Sehr geehrter Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), möchten wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die TRILUX Digital Solutions GmbH mit Sitz in 44269 Dortmund, Stockholmer Allee 24 (nachfolgend auch „FIRMA“, „wir“ oder „uns“) im Rahmen des Bewerbungsprozesses und Ihre diesbezüglichen Rechte informieren.

1.       Verantwortliche für die Datenverarbeitung & Datenschutzbeauftragter

1.1     Gemeinsam Verantwortliche für die Datenverarbeitung sind

1.2       Datenschutzbeauftragter

2.       Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit anwendbaren Gesetzen, vor allem der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“), gestützt unter anderem auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses: Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten vornehmlich zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG).
• Zur Wahrung berechtigter Interessen: Teilweise verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Ein berechtigtes Interesse besteht etwa dann, wenn Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen im Rahmen der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)) erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).
• Auf Grundlage Ihrer Einwilligung: Sie können uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, etwa zur Berücksichtigung Ihrer personenbezogenen Daten und Bewerbung für weitere relevante offene Stellen in der Zukunft, erteilen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Abschnitt 8 dieser Datenschutzinformation).
• Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, werden wir gemäß Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

3.       Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch stehen. Diese können unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen:

• Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit, Visa und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich), Bankverbindung (zur Erstattung von Reisekosten), interne Aufzeichnungen über das Vorstellungsgespräch;
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit wie etwa Schwerbehindertenstatus; Fotos, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben;
• Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z. B. Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse;
• Sonstige Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto;
• Sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch übermitteln.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

4.       Quellen der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen per Post, E-Mail oder über unser Bewerberportal unter der nws-tds.hcm4all.de

 (bereitgestellt von unserem Dienstleister, HCM4all GmbH Bewerbermanagementsoftware, Rosenkavalierplatz 18, 81925 München, https://hcm4all.com/datenschutz/) erhalten. In bestimmten Fällen erheben wir personenbezogene Daten über Dritte, insbesondere über berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing und über Personalvermittler. Die Bereitstellung (das Hochladen) Ihrer Daten in unser Bewerberportal erfolgt mittels gesicherter Verbindung (https). Bitte beachten Sie, dass beim Versenden vertraulicher Bewerbungsunterlagen per E-Mail eine Verschlüsselung der Dokumente bzw. der Mail empfohlen wird.

5.       Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der (vor)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Weiterhin werden Ihre Daten im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortung im Bedarfsfall innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergegeben. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in Anlage 1.

Gegebenenfalls nutzen wir Dienstleister für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (wie etwa für unser Bewerbermanagementsystem, IT-Dienstleister und Rechenzentren), wobei Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Basis datenschutzrechtlicher Vereinbarungen verarbeitet werden.  Für weitere Informationen können Sie sich gerne an uns wenden.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Unternehmen erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

6.       Übermittlungen in ein Drittland

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb Deutschlands, der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet, wo die Bestimmungen der DSGVO gelten. Eine Datenübermittlung an Länder, Staaten oder internationale Organisationen außerhalb des EWR („Drittstaat“) findet i. d. R. nicht statt.

Insofern jedoch einer unserer Dienstleister oder die Dienstleister ggf. ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben, übermitteln die Verantwortlichen Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in ein sogenanntes Drittland, in dem die DSGVO-Bestimmungen nicht gelten. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten ist in solchen Fällen zulässig, soweit:

• die Europäische Kommission entschieden hat, dass ein solcher Drittstaat bereits ein angemessenes Datenschutzniveau (Art. 45 DSGVO) bietet;
• die Verantwortlichen angemessene Garantien bzw. Schutzmaßnahmen mit dem Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter ergreift, z. B. durch den Abschluss DSGVO-konformer sogenannter „Standardvertragsklauseln“, einschließlich - je nach Fall - ergänzender Klauseln, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthalten und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. In einem solchen Fall haben Sie das Recht, eine Kopie der Standardvertragsklauseln anzufordern. Diese können Sie bei uns unter den in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten anfordern;
• Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, nachdem Sie über die für Sie bestehenden möglichen Risiken derartiger Datenübermittlungen ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien unterrichtet wurden;
• die Übermittlung für die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Antrag von Ihnen erforderlich ist;
• die Übermittlung zum Abschluss oder zur Erfüllung eines in Ihrem Interesse von uns mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags erforderlich ist; oder
• die Übermittlung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Ein Beispiel hierfür ist unsere Nutzung von Microsoft 365 als unternehmensweites Kommunikationssystem. Zwar betreibt Microsoft auch Server innerhalb von Deutschland und der EU, die auch gewöhnlich für die Speicherung der Daten verwendet werden, es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang in ein Drittland (z. B. die USA) weitergegeben und dort verarbeitet werden.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages bzw. deren Online Service Terms. Wir haben mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Standardvertragsklauseln zur Wahrung eines angemessenen Datenschutzniveaus abgeschlossen. Bitte nehmen Sie bei Bedarf für weitere Informationen dazu gerne Kontakt mit uns unter den oben genannten Kontaktdaten auf.

Wir haben mit all unseren derartigen Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.

7.       Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, speichern wir Ihre Daten, solange diese für die Erbringung des damit verbundenen Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten wir Sie nicht für die Besetzung einer Stelle berücksichtigen können, werden Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (nach der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch sowie aus arbeitsrechtlichen Vorschriften ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf (5) bis zehn (10) Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei (3) Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig (30) Jahre betragen können. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Insofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihrer Bewerbung in unserem Talentpool nicht schon vorab erteilt haben, erhalten Sie gegebenenfalls im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten für 6 Monate ab Erteilung Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool gespeichert und danach entsprechend gelöscht.

8.       Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzinformation).

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie darüber hinaus gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Um Ihre Rechte geltend zu machen oder sofern Sie weitere Fragen zur Datenverarbeitung haben, können Sie sich unter den in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

9.       Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Für den Bewerbungsprozess und Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ein Profiling findet bei uns grundsätzlich ebenfalls nicht statt.

Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10.     Änderungen an diesen Datenschutzinformationen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzinformationen jederzeit zu ändern. Eine aktuelle Version steht auf unserer Homepage zum Abruf bereit.

Anlagen

Anlage 1: Datenschutzinformation zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO

1.         Präambel

Zwischen den Verantwortlichen besteht im Bereich Bewerbungen eine Zusammenarbeit gem. Art. 26 DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Nr. 7 DSGVO (Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Verantwortlicher bei der Verarbeitung personenbezogener Daten). Da es im Rahmen dieser Zusammenarbeit möglich oder notwendig ist, dass die gemeinsam Verantwortlichen Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten erhalten, sind diese bezüglich der nachfolgend beschriebenen Prozesse gemeinsam für den Schutz ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Nachfolgend werden weiterhin die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung zwischen den Verantwortlichen zur Erfüllung ihrer Pflichten gemäß der DSGVO dargestellt.

2.       Allgemeine Angaben

2.1     Gemeinsam Verantwortliche

2.2     Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Besetzung offener Stellen bei allen Verantwortlichen durch ein koordiniertes Bewerbungsmanagement. Die Bewerberdaten dienen der Beurteilung der Eignung und werden benötigt, um über die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu entscheiden.

Seit 2022 werden verstärkt Bewerberdaten von allen Parteien gemeinsam verarbeitet, um möglichst viel Synergien zu nutzen. So werden auch gemeinsame Kampagnen durchgeführt, auf deren Ergebnisse in Form der gewonnenen Bewerberdaten gemeinsam zugegriffen wird.

Die Bewerbungen gehen entweder auf dem Postweg, per Mail oder über die Homepage bei den jeweils Verantwortlichen, bzw. über das zentrale Bewerbungsportal ein. Bei eventuellen telefonischen Bewerbungen werden die Bewerber aufgefordert, einen der zuvor beschriebenen Wege zu verwenden. Im Fall der Papierform wird die Post durch das Office-Management geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen, eingescannt und per E-Mail an den jeweils Verantwortlichen weitergeleitet. Bei Online-Bewerbungen wird bereits im ersten Übermittlungsprozess die Bestätigung der Kenntnisnahme der bereitgestellten Datenschutzerklärung, sowie der Information zur Weitergabe der Daten innerhalb der Gruppe und Partnern eingeholt. Die Daten werden größtenteils automatisiert erhoben bzw. durch Mitarbeiter im jeweiligen Bewerbungsmanagementsystem eingegeben. Hierbei wird als Tool eine entsprechende Anwendung eingesetzt. Die Daten werden dem jeweiligen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und von diesem bearbeitet. Im Fall einer negativen Entscheidung wird der Bewerber sofort unterrichtet. In einem positiven Fall wird mit dem Bewerber zunächst ein Gespräch über eine Videokonferenz gesucht. Im weiteren Verlauf wird der Bewerber zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Führt dieses zur Einstellung, werden die Bewerbungsunterlagen in einen Personalstamm eingebracht. Elektronische Bewerbungen werden ebenfalls über das E-Mail-Postfach bewerbung@networker-solutions.de bzw. bewerbung@triluxds.de abgewickelt. Das weitere Verfahren ist identisch zum Postweg. Eine Rücksendung der elektronischen Unterlagen erfolgt nicht. Ein weiterer Weg ist die Nutzung von Online-Plattformen, auf denen sich entweder das Unternehmen oder auch die Bewerber präsentieren. Die Steuerung wird über ein Bewerbermanagement-Tool durchgeführt. Der weitere Weg der Bewerbung ist zur obigen Beschreibung identisch. In den jeweiligen Fällen werden die elektronischen Daten nach sechs (6) Monaten gelöscht, außer es liegt das Einverständnis des Bewerbers für eine längere Speicherung im Bewerberpool vor.

3.       Betroffene Personengruppen

Betroffene Personengruppen der Verantwortlichen A und B sind Bewerber.

4.       Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch stehen. Diese können unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen:

• Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit, Visa und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich), Bankverbindung (zur Erstattung von Reisekosten), interne Aufzeichnungen über das Vorstellungsgespräch;
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit wie etwa Schwerbehindertenstatus; Fotos, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben;
• Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z. B. Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse;
• Sonstige Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto;
• Sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch übermitteln.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

5.       Gemeinsame Verantwortlichkeit und Zuordnung der Zuständigkeiten bei Prozessabschnitten

Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, haben die Verantwortlichen die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeit für die einzelnen, nachfolgend dargestellten, Prozessabschnitte zu erfüllen.

5.1     Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist der Verantwortliche A für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den folgenden Prozessabschnitten zuständig:

• Erhebung der Daten: Erhebung der jeweils projektbezogenen personenbezogenen Daten der entsprechenden Betroffenengruppen; Informationspflichten gem. Art. 13, 14 und 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO.
• Speicherung der Daten: Speicherung der Daten im Bewerbermanagement-System bzw. in eigenen Datenspeichern.
• Verarbeitung / Nutzung der Daten: Erfassung und Bearbeitung der oben benannten Daten im Bewerbungsmanagement-System, Ggf. Weitergabe der Daten an die entsprechenden Verantwortlichen. Im Einstellungsfall: Weitergabe der Daten an die HR-Abteilung. Ausdrucken, Kopieren, Archivieren, Löschen und Vernichten der Daten und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

5.2     Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist der Verantwortliche B für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den folgenden Prozessabschnitten zuständig:

• Erhebung der Daten: Erhebung der jeweils projektbezogenen personenbezogenen Daten der entsprechenden Betroffenengruppen; Informationspflichten gem. Art. 13, 14 und 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO.
• Speicherung der Daten: Speicherung der Daten im Bewerbermanagement-System bzw. in eigenen Datenspeichern.
• Verarbeitung / Nutzung der Daten: Erfassung und Bearbeitung der oben benannten Daten im Bewerbungsmanagement-System. Ggf. Weitergabe der Daten an die entsprechenden Verantwortlichen. Im Einstellungsfall: Weitergabe der Daten an die HR-Abteilung. Ausdrucken, Kopieren, Archivieren, Löschen und Vernichten der Daten und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

5.3     Für die nachfolgend dargestellten Prozessabschnitte sind die Verantwortlichen gemeinsam zuständig:

• Festlegung des Zweckes der Datenverarbeitung (DV), Festlegung der betroffenen Kategorien personenbezogener Daten, Gewährleistung der Betroffenenrechte gemäß Art. 15, 16, 17, 18, 19, 20 und 21 DSGVO, Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, Risikobewertung und (falls erforderlich) Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO, sowie Abstimmung mit den Aufsichtsbehörden, Bewertung und Überwachung von Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 DSGVO, Bereitstellung und Dokumentation von Verarbeitungsverzeichnissen (VVZ) gemäß Art. 30 DSGVO, Bewertung und Kommunikation bei Datenschutzverletzungen gemäß Art. 33, 34 DSGVO.

6.       Vereinbarungen der Verantwortlichen bzgl. ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten

6.1     Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen stellen die Verantwortlichen den betroffenen Personen die gemäß Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in transparenter und leicht verständlicher Form zur Verfügung. Hierbei lässt jeder Verantwortliche dem anderen Verantwortlichen sämtliche dafür notwendigen Informationen aus seinem Wirkungsbereich zukommen.

6.2     Anlaufstelle für die Geltendmachung von Betroffenenrechten gemäß DSGVO

Die Verantwortlichen können eine Anlaufstelle benennen, an die sich Betroffene wenden können, um ihre Rechte gemäß der DSGVO geltend zu machen. Unabhängig von dieser Vereinbarung können betroffene Personen ihre Rechte gemäß Art. 26 Absatz 3 DSGVO grundsätzlich immer gegenüber jedem der Verantwortlichen geltend machen. Die Verantwortlichen informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachten Ansprüche, und stellen einander alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen zur Verfügung.

6.3     Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Verantwortlichen haben vereinbart, alle gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 32 DSGVO mithilfe von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu erfüllen, um ein angemessenes Schutzniveau für die Verarbeitung personenbezogenen Daten gewährleisten zu können.

Die Verantwortlichen haben sich verpflichtet, sich gegenseitig bei der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Festlegungen sowie aller anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen gegenseitig zu unterstützen und entsprechend abzustimmen. Insbesondere betrifft dies die folgenden Bereiche:

• Maßnahmen bei etwaigen Datenschutzverletzungen;
• Zusammenarbeit mit den zuständigen Datenschutzbehörden;
• Erstellung und Pflege von Verarbeitungsverzeichnissen;
• Abstimmung bei etwaigen Löschungen personenbezogener Daten (gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etc.);
• Einschaltung von Auftragsverarbeitern;
• Zusammenarbeit mit den jeweiligen Datenschutzbeauftragten;
• Verpflichtung aller mit der Datenverarbeitung beschäftigen Personen zur Wahrung der Vertraulichkeit.